Jobbet

Känner du dig överansträngd och ineffektiv på jobbet på samma gång? Du arbetar kanske över kväll efter kväll och åker ofta in till jobbet ett par timmar under helgen också?

16 mars 2009 av I FORM

Det kan du ändra på. Du kan till och med spara tid och samtidigt hinna mer, skriver författaren och "tidsstudiemannen" Kerry J Gleeson i sin bok "Bli mer effektiv".

Nyckeln är att skaffa sig nya vanor och skrota de gamla. Det kräver kort och gott tre saker: Organisering av arbetsplatsen, planering av arbetsuppgifterna och en vilja att bli lika bra på att göra saker och ting med detsamma som att skjuta upp dem till morgondagen. Här får du några tips:

  • Organisera ditt arbete och din arbetsplats så att du inte ödslar tid på att leta efter saker och ting (sådant kan ju ta en hel dag). Börja till exempel med pappershögarna på ditt kontor: Städa undan allting från golvet och börja i en ände. Använd tre korgar eller lådor: en inkorg för nytt material, en korg för sådant som pågår och som inte kan avslutas just nu för att du saknar information, samt en utkorg för sådant som du är färdig med.

  • Planera. Ägna 2-4 timmar varje fredag åt att planera nästa veckas arbete, och sedan 10 minuter varje morgon åt att skriva en lista över dagens uppgifter. Ta dig också tid att planera rutinuppgifter: Post, småmöten, telefonsamtal, uppföljning etc. Om du har för vana att lägga papper i högar för att du inte vet vad du ska göra med dem, måste du ju flytta dem varje gång de är i vägen - skriv därför också "ordna pappershögar" på listan. Bestäm när du ska gå igenom dem, avsätt tid och lägg sedan undan dem i en låda och ta inte fram dem förrän listan säger att det är tid.

  • Sluta upp med ovanan att skjuta upp saker. Ta itu med saker och ting genast, så fort de dyker upp, så att du bara behöver arbeta med sakerna en gång. Ett exempel: När du enligt dagordningen ska gå igenom din post, kan du till exempel ta ett papper åt gången, läsa igenom det och ta ställning till om det ska åtgärdas eller om det ska kastas. Avsätt bara tid på dagordningen om du uppskattar att det kommer att ta flera timmar i anspråk, och ta itu med det när du har tid.

  • Öva in rutiner: Lär dig att samla rutinuppgifterna, arkivera till exempel en gång om dagen i stället för att lägga undan och sätta in saker i pärmar flera gånger om dagen. Samla e-post/telefonsamtal/brev och besvara det en eller två gånger om dagen.

  • Undvik avbrott: Tvinga dig till att avsluta en uppgift innan du börjar på en ny. Låt till exemmpel dagens post ligga tills du är färdig med det du håller på med.

  • Gör det till en vana att hålla ordning i systemet genom att sortera varje dag och gå igenom arkiv och pärmar kvartals- eller halvårsvis.

Nå ditt mål 2019!

Kanske är du intresserad av ...

I FORM tipsar